God distancekommunikation foregår altid på dine modtageres betingelser. Hvis du vil have god distancekommunikation til medarbejderne som leder, så skal du altså kommunikere på medarbejdernes betingelser, når de arbejder hjemme eller er på farten. Du skal overveje, hvad de har brug for at vide for at udføre arbejdet effektivt. Begræns unødig kommunikation med eksempelvis for mange CC-mails. De tager tid og forvirrer distancearbejderen, som ikke lige kan spørge ud i lokalet, hvad chefen egentlig har gang i? Lav i stedet orienteringsmøder, når distancearbejder er på arbejdspladsen. 
De vigtigste grundregler for distancekommunikationen er såre enkle: - Tal sandt! Kommunikation på skrift er alligevel ikke til at løbe fra.
- Sig og skriv tingene som de er…det er også nemmere at huske, og man skal ikke bruge tid på at pakke noget ind.
- Brug et af de to, små danske ord ”ja” eller ”nej”. De er ikke til at misforstå.
- Brug korte, konkrete meldinger og svar. Dem husker vi bedre end lange forklaringer.
- Undgå opstyltet skriftsprog. Forsøg at skrive direkte som du taler.
- Undgå fagudtryk – hvis du er i tvivl om medarbejderne kender dem.
Det komplicerede begynder først, når vi skal have substans i kommunikationen med distancearbejdere. Her er Partner HR din partner. Sammen ser vi på virksomhedens behov for output fra medarbejderne, og derefter tilrettelægger vi både arbejdet og kommunikationen – samt de kontrolpunkter, som vi nødvendigvis må indføre, når medarbejdere ikke møder på den fysiske arbejdsplads hver dag. Kommunikationen er blot et redskab til at få det hele til at glide, men bruger vi ikke tid på den, så har dårlig kommunikation samme effekt som grus i maskineriet.
Der skal eksempelvis ikke stå sådan i aftalerne for distancearbejde: »Vi forventer, at du som medarbejder indgår det maksimale antal kontrakter inden for din arbejdstid.« Næh, skriv helt præcist: »Vi forventer, at du på en arbejdsuge på 37,5 timer indgår i gennemsnit mindst 10 kontrakter.« - Hvis det altså nu er det, som distancearbejdet handler om. Den direkte og forståelige kommunikation stiller også nye krav til dig som leder. Du skal netop til at se på output frem for på, hvornår arbejdet udføres - og hvor længe det tager.
Det er ganske indlysende, men for rigtigt mange arbejdsgivere stritter det mod alt, de har lært, og er vant til. Men den går ikke mere. Finanskrise og øvrig økonomisk smalhals øger i øjeblikket kravene til virksomhedernes virtuelle og direkte kommunikation. Virksomhederne skal melde præcis ud, hvad de ønsker at opnå. Partner HR hjælper dig med at sætte de mål – og få dem kommunikeret ordentligt og effektivt ud. |